A Gestão Documental na Autoridade Portuária de Barcelona
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Data
2013
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Resumo
Este relatório de estágio representa o trabalho desenvolvido na Autoritat Portuària de Barcelona (APB), mais precisamente no Centro de Documentação da Autoridade Portuária de Barcelona, num período de 150 horas, onde tive a oportunidade de passar pelos diferentes serviços de documentação e realizar as tarefas inerentes a uma Instituição com idêntica tipologia àquela onde presto idêntica atividade em Portugal.
Descreve-se a empresa e o trabalho desenvolvido no Centro de Documentação (CENDOC),
considerando todas as funções desenvolvidas ao nível da gestão documental, na biblioteca, no
arquivo intermédio, histórico e no arquivo fotográfico.
O serviço de Arquivo agiliza a gestão de um fundo documental com mais de 3.900 metros
lineares de documentos textuais, 500 metros lineares de documentação gráfica e cartográfica e 75.000 fotografias. Também gere o Património Cultural Móvel da APB, tanto o fundo
documental do Arquivo Histórico (textual e imagens), como as coleções de objetos artísticos de
interesse histórico e cultural (pinturas, esculturas, artes decorativas, cartas náuticas, modelos de navios).
Toda a documentação do Arquivo Intermédio foi devidamente tratada, higienizada e organizada
num novo espaço de arquivo, com melhores condições de acondicionamento. Aproveitando
este trabalho, foi desenvolvido um novo Plano de Classificação em maio de 2012, no mesmo período que desenvolvi o estágio, a fim de melhorar o serviço de Arquivo.
O serviço da Biblioteca tem ao alcance dos seus utilizadores um fundo de 1276 publicações
periódicas e mais de 2.300 monografias, catalogadas no programa informático CDS/ISIS. A sua classificação é feita com base na Classificação Decimal Universal (CDU), e a partir de um tesauro especifico elaborado pelos técnicos do CENDOC.
Enquanto Técnica Superior no Centro de Documentação e Informação na Administração do
Porto de Lisboa (APL), o desenvolvimento deste estágio trouxe um importante contributo para o serviço que desempenho no Centro de Documentação e Informação na Administração do Porto de Lisboa. Este Estágio possibilitou, sem dúvida, um melhor conhecimento teórico e prático no âmbito das tarefas inerentes ao mesmo, e a capacitação para o desenvolvimento de projetos relacionados com as funções que desempenho, no Centro de Documentação e Informação da Administração do Porto de Lisboa.
This present trainee-ship report represents the work developed in the Documentation Centre of the Autoritat Portuària de Barcelona (APB), which had an extent of 150 hours and where I had the opportunity to experiment the several documentation services and perform the tasks inherent to an institution so similar to the one I work for in Portugal. The company and the work developed in the Documentation Centre (CENDOC) are here described, having in consideration all the tasks performed at the document management level, the library, the intermediate, historical and photographic archives. The Archive service facilitates the management of a documental fund with more than 3.900 linear meters of textual documents, 500 linear meters of graphic and cartographic documentation and 75.000 photographs. It also manages the APB’s Mobile Cultural Heritage, both the documental fund of the Historical Archive (textual and images) and the artistic objects collections of historical and cultural interest (paintings, sculptures, decorative arts, nautical charts, ship models). The total documentation of the Intermediate Archive was properly treated, sanitized and organized in a new archive space, with excellent storage conditions. Seizing the work done, in May 2012, whilst my trainee-ship took place, a new Classification Plan was developed, in order to improve the Archive service. The Library Service provides to the users a collection of 1.276 periodicals and more than 2.300 monographs, catalogued in the computer program CDS/ISIS and classified according to the Universal Decimal Classification (UDC), based on a specific thesaurus elaborated by the CENDOC technicians. As a technician in the Documentation and Information Centre of the Port of Lisbon Authority (APL, S.A.), this trainee-ship provided an important contribution to the work I perform there. It provided me, undoubtedly, a better theoretical and practical knowledge, and gave me the capacity to develop projects related to my work in the Documentation and Information Centre in the Administration of the Port of Lisbon.
This present trainee-ship report represents the work developed in the Documentation Centre of the Autoritat Portuària de Barcelona (APB), which had an extent of 150 hours and where I had the opportunity to experiment the several documentation services and perform the tasks inherent to an institution so similar to the one I work for in Portugal. The company and the work developed in the Documentation Centre (CENDOC) are here described, having in consideration all the tasks performed at the document management level, the library, the intermediate, historical and photographic archives. The Archive service facilitates the management of a documental fund with more than 3.900 linear meters of textual documents, 500 linear meters of graphic and cartographic documentation and 75.000 photographs. It also manages the APB’s Mobile Cultural Heritage, both the documental fund of the Historical Archive (textual and images) and the artistic objects collections of historical and cultural interest (paintings, sculptures, decorative arts, nautical charts, ship models). The total documentation of the Intermediate Archive was properly treated, sanitized and organized in a new archive space, with excellent storage conditions. Seizing the work done, in May 2012, whilst my trainee-ship took place, a new Classification Plan was developed, in order to improve the Archive service. The Library Service provides to the users a collection of 1.276 periodicals and more than 2.300 monographs, catalogued in the computer program CDS/ISIS and classified according to the Universal Decimal Classification (UDC), based on a specific thesaurus elaborated by the CENDOC technicians. As a technician in the Documentation and Information Centre of the Port of Lisbon Authority (APL, S.A.), this trainee-ship provided an important contribution to the work I perform there. It provided me, undoubtedly, a better theoretical and practical knowledge, and gave me the capacity to develop projects related to my work in the Documentation and Information Centre in the Administration of the Port of Lisbon.
Descrição
Orientação: Gisélia Felício
Palavras-chave
CIÊNCIAS DOCUMENTAIS, DOCUMENTARY SCIENCES, GESTÃO DOCUMENTAL, DOCUMENT MANAGEMENT, CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO, DOCUMENTATION CENTRES, AUTORIDADE PORTUÁRIA DE BARCELONA, PORT AUTHORITY OF BARCELONA, MESTRADO EM CIÊNCIAS DOCUMENTAIS